契約書管理システム 契約参謀
保守契約や各種賃貸借契約など、さまざまな契約に関する情報を契約書のイメージとともに一元管理できるシステムです。
契約期間満了が近付くとメールで通知することができ、契約の更新忘れや契約内容の見直しなどの機会を逃しません。
契約書情報の登録
スキャナによる契約書取り込み
スキャナで取り込んだ契約書イメージは、一旦未処理フォルダに蓄積され、登録するまで常に一覧で表示されるため、スキャンしたままデータ登録を忘れてしまうのを防ぎます。
契約書を見ながらデータ入力
契約内容を入力する際に、スキャンした契約書のイメージを画面に表示しながらデータ入力できるため、重要な契約情報の入力ミスを防ぐことができます。
関連ファイルの管理
契約に関する各種ファイルを関連付けることができます。 写真や図面データなど契約内容に応じてさまざまなファイルを関連付けすることができ、いつでも確認が可能です。
原本の保管場所を管理
契約書原本の保管場所情報を登録することができます。 原本が必要になった際、書庫やファイルの中を探し回ることなく、すぐに目的の契約書を見付け出すことができます。
契約書一覧表示画面
契約書登録画面
契約書の検索
さまざまな条件で検索
契約番号や契約名称などのキーワード検索、契約日付を範囲指定しての範囲検索など、さまざまな条件で検索ができます。指定担当者で翌月更新予定の契約など、複合条件での検索も可能なため、必要な契約書を素早く探し出すことができます。
ワンタッチで登録内容の確認・修正
検索した契約書はワンタッチで詳細画面を呼び出すことができるため、すぐに詳細の確認や必要に応じて修正が可能です。一度にたくさんの契約更新がある場合などでも効率よく作業が行えます。
契約書検索画面
契約期間満了前後の通知
期限設定によるメール通知
契約期間満了が近付いてきたことを知らせるため、設定した期限に達するとメールによる通知が行えます。
また、期限の設定は日単位や月単位、年単位などさまざまな設定ができ、契約内容に応じた柔軟な運用が可能です。
契約期限切れ後の繰り返し通知
契約期限が切れてしまった契約においては、一定期間ごとに繰り返し通知を行うこともでき、更新を見逃した契約もすぐに見付けることができます。
複数通知先の設定
複数の担当者を通知先へ設定できるため、主担当者が不在の場合でも他の担当者へ通知されることでフォローが可能です。
メール通知設定画面
通知メール
